經營管理 經營動態

借信息化搭好萬份合同“歸家橋”

2020-06-24 19:29    來源:計劃財務中心    作者:張盈

        近日,陜鋼集團龍鋼公司借助信息化平臺,嚴格按照精細化、規范化、有序化管理要求,在做好日常合同價格管理、合同評審會簽、電子簽署等工作的同時,著力對合同履行過程進行督促、檢查,旨在推進合同PDCA閉環管理,助推公司早日實現“國內一流、行業領先”目標。

        合同評審上線運行,提升公司管理效能與效率。該公司在相關制度流程建設的框架下,將合同從前期價格的確定、合同評審會簽、合同簽訂、合同過程履行票據掛賬、價款結算及合同履約保證金的繳納、退還等合同管理全流程固化在兩化系統中,并多次廣泛征求相關業務部門意見、建議,對合同線上運行實施動態管理,保障業務需求和最佳用戶體驗,實現了合同線上審批流暢的目的。

        契約鎖上線運行,實現合同文本全程電子化流轉。該公司對OA系統評審會簽完成的各類合同,從流程審批到電子合同傳輸、電子簽章、數據存儲等全過程實現電子化服務,合同簽訂人只需在收到提醒短信后,即時用手機APP完成簽名、蓋章操作及電子文檔的歸檔,徹底扭轉以往合同線下簽訂、蓋章“風控難、成本高、效率低”的現狀,實現了合同文本全程電子化流轉,助推企業高質量發展。

        借助OA線上系統,實現紙質歸檔合同與電子檔案一致。借助OA系統線上合同評審、會簽及電子契約鎖簽署等平臺,結合公司合同管理實際,該公司一方面按照關鍵信息字段定義統計業務數據,按照部門、時段自動在系統上生成合同信息臺賬;一方面在做好紙質合同檔案歸檔的同時,逐一對歸檔的合同編號、供應商信息、項目名稱、合同定價模式、合同價款及合同履行期限等關鍵信息進行核對;并對空號、關閉或取消的合同狀態進行再確認,真正實現紙質歸檔合同與電子檔案一致,確保OA、ERP系統簽訂的所有合同歸檔無差錯、無遺漏。

        截至目前,該公司已經完成2019年備件輔材、大宗原燃料及14個部門的11620份合同及歸檔資料的收集、整理、裝訂、移交工作。

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